Hi Creative friends!
Budget di dalam sebuah event merupakan hal yang sangat krusial. Perencanaan budget event dapat menentukan apakah keuntungan atau kerugian yang didapatkan ketika event selesai berjalan. Dengan membawa semua budget dan kebutuhan ke dalam satu tempat, kita dapat melihat event cost breakdown kita, maupun mengendalikan aliran pemasukan dan pengeluaran dengan lebih mudah.
Tips merencanakan budget event:
- Menentukan financial goal dari event kita
Salah satu langkah awal untuk mempersiapkan planning budget event adalah dengan memprediksi apakah event ini akan berujung untung, rugi, atau hanya balik modal. Meskipun demikian, menentukan financial goal sangat bergantung kepada jenis event dan tujuannya.
Jika event merupakan event amal, maka tidak seharusnya kita mengincar “keuntungan” yang sebesar besarnya. Berbeda jika event konser, pertunjukan, dan sejenisnya, maka profit merupakan goal yang harus dikejar.
- Survey dari event” sejenis atau sebelumnya
Setiap kepentingan harus kita survey agar tidak terkecoh dengan pengeluaran-pengeluaran yang tidak terduga. Mulai dari biaya perijinan Event, mencari sewa event space yang murah, pajak, publikasi, biaya keamanan, maupun vendor vendor yang diperlukan lainnya. Semua detail yang ada harus diperhatikan dengan baik dan direncanakan dengan baik agar tidak terlewatkan. Cara yang mudah untuk melihat semua detail yang ada adalah dengan melihat atau survey dari event-event sejenis yang sebelumnya pernah atau sudah dilakukan. Sembari melakukan evaluasi dan memperbaiki kesalahan – kesalahan yang pernah dilakukan, kita juga bisa melihat kebutuhan-kebutuhan apa saja yang mungkin muncul saat event berjalan
- Melakukan breakdown pengeluaran event
Pengeluaran sebuah event dapat dikategorikan ke dalam dua kategori, yaitu Fixed cost & Variable cost. Fixed cost merupakan pengeluaran yang bersifat tetap dan tidak berubah berubah. Contoh dari fixed cost ini seperti penyewaan event venue, biaya keamanan, manpower, dan lainnya, dimana pengeluaran ini tidak akan berubah dan bergantung pada variabel tertentu. Sementara Variable cost merupakan pengeluaran yang dapat berubah sesuai dengan kebutuhan event. Contoh dari variable cost seperti pajak, biaya konsumsi, dll yang akan terus berubah sesuai dengan banyak sedikitnya hasil penjualan, jumlah peserta event dan variabel lainnya.
- Identifikasi sumber pemasukan event
Untuk pemasukan sebuah event, ada berbagai macam sumber yang bisa dipertimbangkan seperti :
- Iklan
Membiarkan para pemilik produk untuk menaruh iklan di dalam acara kita merupakan salah satu cara yang baik untuk mendapatkan pemasukan ekstra, sehingga kita tidak hanya berharap dari kas maupun uang tiket
- Penyewaan booth
Penyewaan booth untuk brand, atau perusahaan untuk memperjualbelikan produk mereka bisa dilakukan pada event berskala besar dan tentunya dengan event space dengan kapasitas yang besar dan memadai untuk membangun booth – booth bazar bagi para pengunjung event.
- Uang Pendaftaran
Untuk event yang berbentuk lomba, atau showcase, uang pendaftaran bisa menjadi salah satu alternatif untuk mengumpulkan prize pool dan pemasukan event
- Ticketing
Bagi jenis event tertentu kita juga bisa mempersiapkan sistem ticketing, dimana orang harus membeli tiket terlebih dahulu sebelum mereka bisa masuk dan menikmati rangkaian event yang disediakan.
- Sponsorship
Sumber dari sponsorship tidak hanya berupa uang saja, melainkan dapat berbentuk barang, sewa event space, promosi media dan lainnya. Maka dari itu penting untuk memperhatikan dengan baik baik kontrak sponsorship yang disepakati oleh kedua belah pihak agar tidak terjadi kesalahpahaman. Meskipun tidak berbentuk uang secara langsung, sponsorship akan sangat membantu memotong dan memperkecil kebutuhan pengeluaran event kita
- Perencanaan anggaran cadangan
Seperti ada pepatah, jika Plan A tidak berhasil, masih ada plan B hingga Z untuk dilakukan. Jangan pernah puas dengan satu rencana saja. Pastikan kalian memiliki perencanaan cadangan sebagai backup ketika event kalian tidak berjalan sesuai dengan ekspektasi. Jadi jangan panik! Tetap rencanakan yang terbaik, miliki perencanaan cadangan dan berdoa semoga semuanya berjalan sesuai planning kita!
