BOOK NOW

Langkah-langkah Melakukan Promosi Event

Guide to event promotion

Hi Creative friends! 

Promosi event kalian merupakan langkah yang penting untuk menjauhkan kita dari membuat event yang sangat menarik tetapi dengan sedikit atau bahkan tidak ada orang yang hadir, atau bahkan tidak ada tau event kita sedang berlangsung. Untuk memastikan event kita berhasil, promosi event tidak kalah pentingnya dengan event planning. Dari content, email marketing, hingga iklan, dan social media marketing, ini adalah beberapa tips dari kami untuk mempromosikan event kalian!

Baca juga: Event planning

Mengapa mempromosikan event kita penting?

Sebagai seorang event planner, tidak salah untuk kita berpikir bahwa jika seseorang tertarik dengan apa yang disampaikan oleh event kita, mereka akan datang dengan sendirinya. Tetapi mereka pun tidak akan datang ke event kita jika mereka tidak pernah mendengar tentang event kita. 

Apa yang perlu dipertimbangkan sebelum mempromosikan event kita?

Kita harus mencoba melihat event kita seperti bentuk marketing pada umumnya. Kita harus melihat tujuan dan cara berpikir orang-orang yang berpotensi untuk hadir ke dalam event kita. 

Mulailah dengan memikirkan media yang akan kita pakai untuk mempromosikan event kita. kita dapat menggunakan google, SEO, Website, Sosial media, dan masih banyak lainnya. Tujuan utama dari promosi event kita adalah bagaimana kita bisa menyeimbangkan banyak orang yang yang dicapai oleh promosi kita dan jumlah orang yang akhirnya akan datang.

  1. Memahami target audience

untuk mempromosikan event kita, kita harus mengerti kepada siapa event kita harus tersampaikan, kebiasaan-kebiasaan yang mereka lakukan, interest mereka, dan bagaimana membuat mereka tertarik untuk menghadiri event kita.

Mungkin event kita akan menyuarakan hal-hal baru yang tidak semua orang akan tertarik, maka kita bisa membuat segmen tertentu, hanya mempromosikan event kita kepada orang-orang yang mungkin akan tertarik dengan event kita, atau membutuhkan produk kita. Pembagian ini akan membantu kita untuk menyaring orang-orang yang akan kita capai agar lebih terarah.

  1. Menentukan KPI yang spesifik

Setelah kita mengetahui target audience yang kita tuju, saat melakukan planning event kita, kita harus bisa mendefinisikan arti “sukses” bagi event kita. 

Apakah event kita sukses jika banyak orang yang datang? Apakah event kita sukses jika followers social media kita mencapai angka tertentu?
Apakah dengan mencapai jumlah penjualan tiket tertentu?

Atau dengan banyaknya orang mendaftar ke program kita.

Kita bisa melihat hal-hal ini dengan menentukan KPI atau Key Performance Indicators, yang merupakan ukuran dari kesuksesan event kita. 

Contoh KPI yang spesifik bisa berbentuk seperti:

  • 500 orang yang menghadiri event
  • Mendapatkan 200 Followers baru di Sosial media (Instagram, Tiktok, Dll)
  • 25 orang baru mendaftar menjadi member 

Setelah kita mengerti KPI kita akan sangat mudah menentukan kemana arah promosi kita sebelum, sementara event berlangsung, dan  setelah event berlangsung. Apakah promosinya berbentuk social media marketing, melalui email, atau secara langsung kepada organisasi” tertentu

Langkah-langkah untuk melakukan promosi event

Hal pertama yang dapat kita lakukan untuk merancangkan promosi event adalah dengan cara membuat timeline untuk yang akan kita lakukan berkaitan dengan waktu event

3-6 Bulan sebelum Event : Awareness

Di 3-6 bulan pertama kita akan berfokus untuk meningkatkan awareness orang atas event branding yang akan kita jalankan. Selama waktu ini kita dapat berfokus pada bagaimana kita dapat mencapai orang sebanyak-banyaknya melalui berbagai media seperti:

  • Menaruh event kita pada website” dan media media online
  • Membuat event page, atau promosi di Facebook, groups, dan lain lain
  • Membuat website/landing page khusus untuk event kita
  • Mengirim pengumuman melalui email dan social media marketing
  • Memberikan “early bird” discount
  • Membuat tagline dan Branding event 

Baca juga : Tips Branding event

2 bulan sebelum: Attendance

Saat waktu event semakin dekat, kita harus lebih memfokuskan kinerja kita kepada beberapa poin poin seperti: 

  • Membuat iklan di berbagai sosial media seperti Youtube, Facebook, Instagram dan media-media lainnya
  • Mengirim email secara personal
  • Menjual tiket dengan harga yang sudah normal
  • Membuat berbagai strategi marketing seperti giveaway, endorsement, dan lain lain

1 Bulan sebelum: hosting

1 bulan mungkin terlihat lama, tetapi untuk persiapan sebuah event waktu akan berlalu dengan sangat cepat. Di momen ini kita harus melakukan remarketing, pada sosial media, email, dan media-media lainnya. Tujuan utamanya adalah mendorong orang-orang yang belum mendaftar, atau menunda” pembelian tiket untuk segera mendaftar dan membeli tiketnya

1 Minggu sebelum

  • Mengirimkan email dan promosi (last call) untuk mendorong lebih banyak orang
  • Melakukan post setiap hari pada social media (Event countdown)
  • Mulai memposting Behind The Scenes (BTS) persiapan event

Hari-H

  • Last minute reminder dan update
  • Membagikan foto, video, dan lain lain dengan menggunakan judul dan hashtag-hashtag kita
  • Mengambil dokumentasi sebanyak-banyaknya untuk konten konten kedepannya
  • Mengambil komentar, atau testimoni dari para peserta event

Tentu saja timeline ini hanya bersifat template yang dapat berubah-ubah dan disesuaikan dengan kebutuhan event kalian masing-masing. Setidaknya kalian bisa memiliki gambaran tentang apa yang harus kalian lakukan untuk promosi event kalian!

Ngomong-ngomong soal event promotion, PIC Creative Space sedang mengadakan promosi buat kalian para event maker dan event planner semuanya loh!
Kalian bisa mendapatkan event venue GRATIS untuk event yang kalian buat. Baca artikerlnya disini!

Read More Article
© 2024 PIC Creative Space
Account
Account
Cart
Whatsapp
Book Now

Terms and conditions

Read in English

A. JAM OPERASIONAL

  1. Jam operasional staff
    a. Selasa – Sabtu : 09.00 – 18.00 WIB
    b. Minggu – Senin : Libur
    c. Tanggal Merah : Libur
  2. Jam operasional event
    a. Senin – Minggu : 24 Jam

B. TATA CARA PEMESANAN

  1. Pihak penyewa wajib melakukan survey venue sebelum melakukan pemesanan untuk melihat layout ruangan secara langsung.
  2. Setelah survey venue dilakukan, pihak penyewa wajib melakukan pengecekan status ketersediaan ruangan, tanggal dan jam yang diinginkan secara berkala melalui website http://piccreativespace.id.
    • Survey venue hanya dapat dilakukan di jam operasional staff dan wajib untuk membuat janji agar tidak bentrok dengan kegiatan lainnya.
    • Durasi survey venue max. 1 jam, sudah termasuk keterlambatan dari pihak penyewa untuk tiba di PIC Creative Space.
  3. Apabila pihak penyewa sudah cocok, diharuskan untuk melakukan proses booking melalui website yang disertai dengan pembayaran full payment.
  4. PIC Creative Space tidak memberlakukan sistem down payment (DP).
  5. Jadwal yang sudah di booking melalui website tidak dapat DIBATALKAN / DI-RESCHEDULE / DI-REFUND, kecuali jika terjadi keadaan kahar (force majeure).
  6. Setelah pihak penyewa selesai melakukan proses booking melalui website, staff kami akan menghubungi pihak penyewa untuk melakukan Technical Meeting.
  7. Tambahan lainnya (seperti: manpower untuk lighting, biaya kebersihan, dll) di luar dari penyewaan ruangan akan dibicarakan pada saat Technical Meeting.
  8. Jika ada tambahan lainnya yang harus dibayarkan oleh pihak penyewa (seperti: manpower untuk lighting, biaya kebersihan, dll), maka PIC Creative Space akan mengeluarkan invoice secara terpisah setelah Technical Meeting dan pihak penyewa wajib melunasi pembayaran atas invoice tersebut sebelum event berlangsung.

C. AKSES VENUE & OVERTIME

  1. Pihak penyewa dapat memasuki ruangan sesuai dengan jam sewa yang telah di booking melalui website. Sebagai contoh;
    • Jika pihak penyewa melakukan booking di website pukul 09.00 – 13.00 WIB,  maka pihak penyewa baru bisa memasuki ruangan pukul 09.00 WIB
    • Jika pihak penyewa sudah tiba di PIC Creative Space dari pukul 08.00 WIB namun jam yang telah di booking melalui website adalah pukul 09.00 WIB, maka pihak penyewa masih harus menunggu sampai waktunya tiba untuk memasuki ruangan yang telah di sewa.
  2. Biaya overtime akan dikenakan secara langsung apabila event belum dapat selesai sesuai dengan jam sewa yang telah di booking melalui website. Sebagai contoh;
    • Jika pihak penyewa melakukan booking di website pukul 15.00 – 18.00 WIB, maka event sudah harus selesai dan area sudah harus clear pukul 18.00 WIB.
    • Overtime akan dihitung dari pukul 18.01 – 19.00 WIB dengan hitungan per jam.
  3. Overtime berlaku untuk seluruh item yang telah disewa oleh pihak penyewa kepada PIC Creative Space, seperti; ruangan, manpower, kamera, dll.
  4. Overtime wajib dibayarkan sebelum pihak penyewa meninggalkan venue.
  5. Pihak penyewa tidak dapat melakukan overtime apabila terdapat kegiatan lainnya setelah jam sewa yang telah di booking melalui website.
  6. Biaya overtime ruangan mengikuti harga normal dari tiap ruangan dan biaya overtime manpower dikenakan Rp 100.000,- per manpower per jam.

D. TECHNICAL MEETING

  1. Pihak penyewa wajib melakukan 1 kali technical meeting bersama staff dari PIC Creative Space dan seluruh mitra kerja yang ditunjuk yaitu vendor, catering, photographer, videographer, pemain musik, manpower, panitia acara/event organizer, dan pihak lainnya yang terlibat.
  2. Technical meeting hanya dapat dilakukan di jam operasional staff dan wajib untuk membuat janji agar tidak bentrok dengan kegiatan lainnya.
  3. Technical meeting dapat dilakukan dengan 2 cara; ONSITE & ONLINE, sehingga pihak penyewa perlu memilih satu dari kedua cara tersebut.
  4. Durasi technical meeting max. 2 jam, sudah termasuk keterlambatan dari pihak penyewa untuk tiba di PIC Creative Space (jika onsite) atau join melalui zoom meeting (jika online).
  5. Technical meeting bukanlah rehearsal, sehingga tidak diperbolehkan menyalakan AC dan alat lainnya seperti multimedia, lighting, sound system, TV, dll.
  6. Technical meeting bukanlah gladi resik atau gladi bersih, sehingga tidak diperbolehkan melakukan persiapan atau latihan tertentu selain dari technical meeting dengan PIC Creative Space.
  7. Apabila pihak penyewa tidak melakukan technical meeting maka segala resiko menjadi tanggung jawab dari pihak penyewa.
  8. Hasil kesepakatan saat technical meeting menjadi acuan kerja bersama seluruh pihak.
  9. PIC Creative Space tidak bertanggung jawab atas perubahan yang dilakukan oleh pihak penyewa atau seluruh mitra kerja di luar dari hasil technical meeting.

E. LOADING IN & LOADING OUT

  1. Jam loading
    • Loading normal dari pukul 18.00 – 22.00 WIB, dan dikenakan biaya Rp 1.000.000,- per loading.
    • Loading overtime dari pukul 22.00 – 05.00 WIB, dan dikenakan biaya Rp 500.000,- per jam.
  2. Loading normal dan loading overtime akan dihitung setelah event terakhir pada hari loading tersebut selesai, dan jika tidak ada event terakhir maka akan dihitung setelah jam operasional staff selesai, yaitu pukul 18.00 WIB.
  3. Selama proses loading berlangsung, tidak diperbolehkan untuk menyalakan AC dan lain-lainnya seperti; tv, kamera, multimedia, lighting, dan sound system.
  4. Listrik lampu atau alat penerangan akan menyala sesuai dengan kesepakatan jam loading.
  5. Jadwal yang sudah di booking untuk melakukan loading tidak dapat DIBATALKAN / DI-RESCHEDULE / DI-REFUND, kecuali jika terjadi keadaan kahar (force majeure).

F. PAJAK

  1. PIC Creative Space / PT Pilar Inspirasi Citra merupakan perusahaan NON PKP yang tidak menerbitkan Faktur Pajak (PPN).
  2. Pajak yang dikenakan adalah Pajak PPH Final Pasal 4 Ayat 2 atas sewa tempat dan bangunan (Withholding Tax).
  3. Bukti pembayaran pajak akan diberikan oleh PIC Creative Space kepada pihak penyewa setiap sebelum tanggal 15 di bulan berikutnya setelah pihak penyewa melakukan pembayaran.

G. TATA TERTIB PENGGUNAAN PIC CREATIVE SPACE

  1. Biaya kebersihan sebesar Rp 300.000,- per ruangan akan dikenakan secara langsung kepada pihak penyewa jika membawa makanan dan minuman dari luar dan dinikmati di dalam ruangan (diluar dari free flow mineral water yang disediakan oleh PIC Creative Space sebagai fasilitas).
  2. Listrik yang disediakan oleh PIC Creative Space adalah sebesar 8.000 WATT (FOV) untuk digunakan oleh pihak penyewa tanpa adanya penambahan.
  3. Wajib menjaga kebersihan selama berada di PIC Creative Space.
  4. Wajib menjaga kebersihan toilet, mushola, area lobby, area merokok dan area parkir selama berada di Gedung Wisma Staco.
  5. Tidak diperbolehkan membawa, memindahkan dan merubah peralatan milik PIC Creative Space.
  6. Tidak diperbolehkan merusak, memaku dan menempelkan sesuatu yang meninggalkan bekas di seluruh area PIC Creative Space dan di lingkungan Gedung Wisma Staco.
  7. Tidak diperbolehkan meninggalkan atau membuang spanduk dan papan bunga di tempat sampah PIC Creative Space atau Gedung Wisma Staco.
  8. Tidak diperbolehkan merokok dan vaping di seluruh area PIC Creative Space dan di lingkungan Gedung Wisma Staco.
  9. Tidak diperbolehkan memasak di seluruh area PIC Creative Space dan di lingkungan Gedung Wisma Staco.
  10. Tidak diperbolehkan membawa senjata api atau senjata tajam, minuman beralkohol, obat-obatan terlarang di seluruh area PIC Creative Space dan di lingkungan Gedung Wisma Staco.
  11. Tidak diperbolehkan menggunakan nama, nomor dan alamat PIC Creative Space untuk kepentingan pribadi tanpa adanya informasi dan kesepakatan dengan PIC Creative Space.
  12. Tidak diperbolehkan menggunakan saluran atau stop kontak listrik diluar dari yang telah ditentukan tanpa seizin PIC Creative Space.
  13. Area parkir motor, mobil dan sepeda dari PIC Creative Space terdapat di dalam area gedung Wisma Staco, sehingga pihak penyewa harus mengikuti seluruh peraturan yang ditetapkan oleh pihak Gedung Wisma Staco.
  14. PIC Creative Space tidak memiliki toilet dan mushola, sehingga pihak penyewa bisa menggunakan toilet dan mushola yang disediakan oleh pihak Gedung Wisma Staco dan mengikuti seluruh peraturan yang ditetapkan oleh pihak Gedung Wisma Staco.
  15. Kegiatan Berlangsung Sesuai Pemesanan
    • Akses pihak penyewa untuk memasuki ruangan akan dibuka sesuai dengan jam sewa yang telah di booking melalui website.
    • PIC Creative Space tidak memberikan waktu lebih di awal dan di akhir untuk pihak penyewa melakukan loading in/out atau persiapan lainnya.
    • Persiapan dari pihak penyewa termasuk dalam jam sewa, sehingga pihak penyewa wajib menambah jam sewa yang di booking melalui website jika membutuhkan waktu lebih untuk loading in/out atau persiapan lainnya.
    • PIC Creative Space tidak menerima titipan barang dalam bentuk apapun untuk diletakkan di dalam atau di luar ruangan sebelum atau sesudah jam sewa yang telah di booking melalui website.
  16. Pihak Penyewa Membawa Vendor Pribadi atau Mitra Kerja Lainnya
    • Pihak penyewa bertanggungjawab atas kecelakaan maupun kelalaian dari vendor atau mitra kerja lainnya, dan PIC Creative Space akan meminta ganti rugi kepada pihak penyewa atas kerugian yang diakibatkan oleh vendor vendor atau mitra kerja lainnya.
    • Pihak penyewa bersama vendor atau mitra kerja lainnya wajib membersihkan semua sampah yang ditimbulkan (termasuk spanduk atau papan bunga) dan membuangnya ke tempat sampah utama di lingkungan Gedung Wisma Staco.
    • Pihak penyewa bersama vendor atau mitra kerja lainnya tidak diperbolehkan melakukan dekorasi di luar dari pembahasan yang sudah disepakati saat technical meeting.
    • Pihak penyewa bersama vendor atau mitra kerja lainnya tidak diperkenankan merusak, memaku, menempelkan sesuatu yang meninggalkan bekas di karpet, lantai, tembok, peredam suara, gordyn, kaca, pintu, interior dan peralatan atau perlengkapan lainnya yang terdapat di venue. Kelalaian yang mengakibatkan kerusakan akan dikenakan ganti rugi sebesar biaya perbaikan.
    • Pihak penyewa bersama vendor atau mitra kerja lainnya hanya bisa menggunakan ruangan sesuai dengan jam sewa yang telah di booking melalui website dan tidak diperbolehkan menggunakan area lain di PIC Creative Space dan di lingkungan Gedung Wisma Staco.
    • Pihak penyewa bersama vendor atau mitra kerja lainnya dilarang membawa, memindahkan dan merubah peralatan milik PIC Creative Space.
    • PIC Creative Space tidak menerima titipan barang dari vendor atau mitra kerja lainnya dalam bentuk apapun untuk diletakkan di dalam atau di luar ruangan sebelum atau sesudah jam sewa yang telah di booking melalui website.
    • Pihak penyewa bersama vendor atau mitra kerja lainnya wajib mematuhi tata tertib dan peraturan yang berlaku di PIC Creative Space.
Agree and Continue