BOOK NOW

Langkah-langkah Melakukan Promosi Event

Guide to event promotion

Hi Creative friends! 

Promosi event kalian merupakan langkah yang penting untuk menjauhkan kita dari membuat event yang sangat menarik tetapi dengan sedikit atau bahkan tidak ada orang yang hadir, atau bahkan tidak ada tau event kita sedang berlangsung. Untuk memastikan event kita berhasil, promosi event tidak kalah pentingnya dengan event planning. Dari content, email marketing, hingga iklan, dan social media marketing, ini adalah beberapa tips dari kami untuk mempromosikan event kalian!

Baca juga: Event planning

Mengapa mempromosikan event kita penting?

Sebagai seorang event planner, tidak salah untuk kita berpikir bahwa jika seseorang tertarik dengan apa yang disampaikan oleh event kita, mereka akan datang dengan sendirinya. Tetapi mereka pun tidak akan datang ke event kita jika mereka tidak pernah mendengar tentang event kita. 

Apa yang perlu dipertimbangkan sebelum mempromosikan event kita?

Kita harus mencoba melihat event kita seperti bentuk marketing pada umumnya. Kita harus melihat tujuan dan cara berpikir orang-orang yang berpotensi untuk hadir ke dalam event kita. 

Mulailah dengan memikirkan media yang akan kita pakai untuk mempromosikan event kita. kita dapat menggunakan google, SEO, Website, Sosial media, dan masih banyak lainnya. Tujuan utama dari promosi event kita adalah bagaimana kita bisa menyeimbangkan banyak orang yang yang dicapai oleh promosi kita dan jumlah orang yang akhirnya akan datang.

  1. Memahami target audience

untuk mempromosikan event kita, kita harus mengerti kepada siapa event kita harus tersampaikan, kebiasaan-kebiasaan yang mereka lakukan, interest mereka, dan bagaimana membuat mereka tertarik untuk menghadiri event kita.

Mungkin event kita akan menyuarakan hal-hal baru yang tidak semua orang akan tertarik, maka kita bisa membuat segmen tertentu, hanya mempromosikan event kita kepada orang-orang yang mungkin akan tertarik dengan event kita, atau membutuhkan produk kita. Pembagian ini akan membantu kita untuk menyaring orang-orang yang akan kita capai agar lebih terarah.

  1. Menentukan KPI yang spesifik

Setelah kita mengetahui target audience yang kita tuju, saat melakukan planning event kita, kita harus bisa mendefinisikan arti “sukses” bagi event kita. 

Apakah event kita sukses jika banyak orang yang datang? Apakah event kita sukses jika followers social media kita mencapai angka tertentu?
Apakah dengan mencapai jumlah penjualan tiket tertentu?

Atau dengan banyaknya orang mendaftar ke program kita.

Kita bisa melihat hal-hal ini dengan menentukan KPI atau Key Performance Indicators, yang merupakan ukuran dari kesuksesan event kita. 

Contoh KPI yang spesifik bisa berbentuk seperti:

  • 500 orang yang menghadiri event
  • Mendapatkan 200 Followers baru di Sosial media (Instagram, Tiktok, Dll)
  • 25 orang baru mendaftar menjadi member 

Setelah kita mengerti KPI kita akan sangat mudah menentukan kemana arah promosi kita sebelum, sementara event berlangsung, dan  setelah event berlangsung. Apakah promosinya berbentuk social media marketing, melalui email, atau secara langsung kepada organisasi” tertentu

Langkah-langkah untuk melakukan promosi event

Hal pertama yang dapat kita lakukan untuk merancangkan promosi event adalah dengan cara membuat timeline untuk yang akan kita lakukan berkaitan dengan waktu event

3-6 Bulan sebelum Event : Awareness

Di 3-6 bulan pertama kita akan berfokus untuk meningkatkan awareness orang atas event branding yang akan kita jalankan. Selama waktu ini kita dapat berfokus pada bagaimana kita dapat mencapai orang sebanyak-banyaknya melalui berbagai media seperti:

  • Menaruh event kita pada website” dan media media online
  • Membuat event page, atau promosi di Facebook, groups, dan lain lain
  • Membuat website/landing page khusus untuk event kita
  • Mengirim pengumuman melalui email dan social media marketing
  • Memberikan “early bird” discount
  • Membuat tagline dan Branding event 

Baca juga : Tips Branding event

2 bulan sebelum: Attendance

Saat waktu event semakin dekat, kita harus lebih memfokuskan kinerja kita kepada beberapa poin poin seperti: 

  • Membuat iklan di berbagai sosial media seperti Youtube, Facebook, Instagram dan media-media lainnya
  • Mengirim email secara personal
  • Menjual tiket dengan harga yang sudah normal
  • Membuat berbagai strategi marketing seperti giveaway, endorsement, dan lain lain

1 Bulan sebelum: hosting

1 bulan mungkin terlihat lama, tetapi untuk persiapan sebuah event waktu akan berlalu dengan sangat cepat. Di momen ini kita harus melakukan remarketing, pada sosial media, email, dan media-media lainnya. Tujuan utamanya adalah mendorong orang-orang yang belum mendaftar, atau menunda” pembelian tiket untuk segera mendaftar dan membeli tiketnya

1 Minggu sebelum

  • Mengirimkan email dan promosi (last call) untuk mendorong lebih banyak orang
  • Melakukan post setiap hari pada social media (Event countdown)
  • Mulai memposting Behind The Scenes (BTS) persiapan event

Hari-H

  • Last minute reminder dan update
  • Membagikan foto, video, dan lain lain dengan menggunakan judul dan hashtag-hashtag kita
  • Mengambil dokumentasi sebanyak-banyaknya untuk konten konten kedepannya
  • Mengambil komentar, atau testimoni dari para peserta event

Tentu saja timeline ini hanya bersifat template yang dapat berubah-ubah dan disesuaikan dengan kebutuhan event kalian masing-masing. Setidaknya kalian bisa memiliki gambaran tentang apa yang harus kalian lakukan untuk promosi event kalian!

Ngomong-ngomong soal event promotion, PIC Creative Space sedang mengadakan promosi buat kalian para event maker dan event planner semuanya loh!
Kalian bisa mendapatkan event venue GRATIS untuk event yang kalian buat. Baca artikerlnya disini!

Read More Article
© 2026 PIC Creative Space
Account
Account
Cart
Whatsapp
Book Now

Terms and conditions

Read in English

A. JAM OPERASIONAL

  1. Jam Operasional Event
    1. Senin – Minggu : 24 Jam
  2. Jam Operasional Staf
    1. Senin : by appointment
    2. Selasa – Sabtu : 09.00 – 17.00
    3. Minggu : Libur
    4. Tanggal Merah : Libur
    5. Cuti Bersama : Libur

B. TATA CARA PEMESANAN

  1. Pihak penyewa wajib melakukan survey venue sebelum booking ruangan untuk melihat layout ruangan secara langsung. PIC Creative Space tidak bertanggung jawab atas kendala yang timbul jika booking ruangan dilakukan tanpa survey venue terlebih dahulu.
  2. Setelah survey venue dilakukan, pihak penyewa wajib melakukan pengecekan ketersediaan ruangan, tanggal dan jam yang diinginkan. Pengecekan wajib dilakukan secara berkala karena jadwal terbuka untuk umum dan dapat terjadi perubahan jika ada pihak penyewa lainnya yang melakukan booking.
  3. Apabila pihak penyewa telah menyetujui pilihan ruangan, jadwal yang tersedia serta Syarat & Ketentuan yang berlaku di PIC Creative Space, maka pihak penyewa wajib melakukan booking ruangan agar tidak didahului pihak penyewa lainnya.
  4. Pihak penyewa akan menerima invoice sebagai dasar booking. Selama masa berlaku invoice, tanggal yang dipilih akan di-hold khusus untuk kebutuhan event Anda. Proses booking ruangan hanya dapat dilakukan pada jam operasional staf, dan pihak penyewa diharapkan melakukan pembayaran sesuai dengan tenggat waktu yang tertera pada invoice. Apabila pembayaran tidak dilakukan hingga melewati masa berlaku, maka tanggal tersebut akan kembali dibuka untuk umum.
  5. Seluruh pembayaran yang sudah dilakukan tidak dapat DIBATALKAN / DI-RESCHEDULE / DI-REFUND dengan alasan apapun, kecuali jika terjadi keadaan kahar (force majeure).
  6. Setelah pihak penyewa melakukan booking ruangan, staf PIC Creative Space akan menghubungi pihak penyewa untuk menjadwalkan Technical Meeting.

C. AKSES MEMASUKI RUANGAN & OVERTIME RUANGAN

  1. Pihak penyewa dapat memasuki ruangan sesuai dengan waktu sewa yang telah di booking.
    1. Sebagai contoh, jika pihak penyewa melakukan booking ruangan pukul 09.00 – 13.00 WIB, maka pihak penyewa baru bisa memasuki ruangan pukul 09.00 WIB. Kedatangan lebih awal tidak diperkenankan untuk memasuki ruangan sebelum waktu sewa dimulai.
    2. Hal ini juga berlaku bagi vendor atau mitra kerja (seperti tenant booth, catering, dekorasi, photobooth, event organizer, dll). Pihak penyewa diharapkan untuk menginformasikan ketentuan ini kepada seluruh pihak terkait bahwa akses memasuki ruangan tetap sesuai dengan jam yang telah di booking.
    3. Vendor atau mitra kerja yang datang lebih awal tetap harus menunggu hingga waktu sewa dimulai sebelum dapat memasuki ruangan.
  2. Pihak penyewa wajib menyelesaikan acara dan melakukan clear area sebelum jam sewa berakhir. Apabila area belum dikosongkan sesuai waktu sewa, maka biaya overtime akan dikenakan secara langsung. Overtime dihitung per jam, dimulai dari menit pertama setelah waktu sewa berakhir.
    1. Sebagai contoh, untuk pemesanan pukul 15.00–18.00 WIB, acara harus selesai dan area sudah dalam kondisi clear paling lambat pukul 18.00 WIB. Overtime akan dihitung mulai pukul 18.01 WIB.
    2. Overtime akan dihitung dari pukul 18.01 – 19.00 WIB dengan hitungan per jam.
  3. Biaya overtime mengikuti harga normal masing-masing ruangan (promo dan diskon tidak berlaku), dan wajib diselesaikan sebelum pihak penyewa meninggalkan venue.
  4. Overtime tidak dapat dilakukan apabila terdapat event lain atau kegiatan internal setelah waktu sewa berakhir.
  5. Sebagai informasi, PIC Creative Space menyediakan jeda waktu 1 jam antar event atau kegiatan. Jeda tersebut dipergunakan oleh tim PIC Creative Space untuk kebutuhan persiapan atau penyesuaian ruangan dan istirahat jika ada event berikutnya atau meninggalkan PIC Creative Space jika tidak ada event selanjutnya.

D. SURVEY VENUE

  1. Pihak penyewa bersama dengan vendor atau mitra kerja diwajibkan melakukan minimal 1 kali survey venue untuk melihat langsung layout ruangan dan fasilitas yang tersedia. PIC Creative Space tidak bertanggung jawab atas kendala yang timbul apabila booking ruangan dilakukan tanpa survey terlebih dahulu.
  2. Survey venue hanya dapat dilakukan pada jam operasional staf dan wajib melalui janji temu sebelumnya untuk menghindari benturan dengan kegiatan lain.
  3. Durasi survey adalah maksimal 1 jam, termasuk keterlambatan dari pihak penyewa dan vendor atau mitra kerja lainnya untuk tiba di PIC Creative Space.
  4. Survey venue akan menyalakan fasilitas seperti multimedia, lighting dan sound system.
  5. Untuk menjaga kelancaran operasional, PIC Creative Space berhak menyesuaikan atau menolak kunjungan yang belum terjadwal, terutama apabila berbenturan dengan event, survey, atau technical meeting klien lainnya.

E. TECHNICAL MEETING

  1. Pihak penyewa wajib melakukan 1 kali technical meeting bersama staf PIC Creative Space dan seluruh vendor atau mitra kerja yang terlibat, seperti catering, dekorasi, fotografer, videografer, entertainment, manpower, panitia acara, event organizer, dan pihak lainnya yang terlibat.
  2. Technical meeting hanya dapat dilakukan pada jam operasional staf sesuai dengan jadwal yang telah disepakati, guna menghindari benturan dengan kegiatan lainnya.
  3. Technical meeting dapat dilakukan secara ONSITE maupun ONLINE.
  4. Durasi technical meeting adalah 1 jam, termasuk keterlambatan kedatangan (onsite) maupun keterlambatan bergabung (online) dari pihak penyewa dan vendor atau mitra kerja lainnya.
  5. Untuk technical meeting ONSITE, tidak diperkenankan melakukan uji coba atau menyalakan fasilitas seperti multimedia, lighting, dan sound system.
  6. Mohon diperhatikan bahwa technical meeting bukan merupakan sesi rehearsal atau gladi resik, sehingga tidak diperkenankan melakukan persiapan internal, run-through, maupun latihan di luar pembahasan teknis.
  7. Apabila pihak penyewa dan vendor atau mitra kerja tidak melakukan technical meeting, maka seluruh risiko yang timbul menjadi tanggung jawab pihak penyewa.
  8. Hasil kesepakatan dalam technical meeting akan menjadi acuan kerja bagi seluruh pihak, termasuk PIC Creative Space, pihak penyewa, serta vendor atau mitra kerja terkait.
  9. PIC Creative Space tidak bertanggung jawab atas perubahan yang dilakukan di luar kesepakatan technical meeting.

F. PAJAK DAN KUITANSI

  1. PIC Creative Space / PT Pilar Inspirasi Citra merupakan perusahaan NON PKP yang tidak menerbitkan Faktur Pajak (PPN).
  2. Penyerahan atau penerimaan bukti pembayaran pajak diterima atau diberikan oleh PIC Creative Space kepada pihak penyewa paling lambat setiap tanggal 20 di bulan berikutnya setelah pihak penyewa melakukan pembayaran.
  3. PIC Creative Space dapat menerbitkan kuitansi apabila diperlukan oleh pihak penyewa.

G. LARANGAN MEROKOK, SENJATA TAJAM & NARKOTIKA

  1. Tidak diperbolehkan merokok, vaping atau aktivitas sejenisnya di seluruh area PIC Creative Space dan di lingkungan Gedung Wisma Staco.
  2. Tidak diperbolehkan membawa, menggunakan, atau menyimpan senjata tajam di seluruh area PIC Creative Space maupun lingkungan Gedung Wisma Staco.
  3. Tidak diperbolehkan membawa, menggunakan, atau menyimpan narkotika serta zat terlarang lainnya di seluruh area PIC Creative Space maupun lingkungan Gedung Wisma Staco.
  4. Pihak penyewa wajib menginformasikan ketentuan ini kepada seluruh pihak yang terlibat dalam event termasuk; peserta, panitia, tamu, narasumber, event organizer, vendor atau mitra kerja lainnya.
  5. Pelanggaran terhadap larangan merokok atau vaping akan dikenakan denda sebesar akan dikenakan denda sebesar Rp 500.000 per orang. Tanggung jawab sepenuhnya berada pada pihak penyewa. Pihak Gedung Wisma Staco berhak mengambil tindakan sesuai kebijakan yang berlaku.
  6. Apabila ditemukan pelanggaran terkait senjata tajam atau narkotika, PIC Creative Space berhak melakukan penyitaan barang, dan pihak Gedung Wisma Staco berhak mengambil tindakan sesuai kebijakan yang berlaku.
  7. Seluruh denda yang timbul akan ditagihkan melalui invoice dan wajib diselesaikan sebelum pihak penyewa meninggalkan venue.
  8. Sebagai informasi, area merokok telah disediakan di bagian belakang gedung (area selasar). Seluruh pihak diharapkan menggunakan area tersebut. Pihak Gedung Wisma Staco berhak mengambil tindakan apabila terdapat pelanggaran.

H. PEMBATASAN KHUSUS MINUMAN

  1. Minuman yang tidak diperkenankan masuk ke area PIC Creative Space adalah Kopi dan teh dalam bentuk apapun (sachet, botol, cup, boiler), dari brand lain selain KRÝO CAFÉSTORE.
  2. PIC Creative Space berhak untuk menahan atau menyimpan sementara minuman sejenis dari luar, sehubungan dengan adanya KRÝO Cafestore di area PIC Creative Space.
  3. Pihak penyewa wajib menginformasikan ketentuan ini kepada seluruh pihak yang terlibat dalam event seperti; peserta, panitia, tamu, narasumber, event organizer, vendor atau mitra kerja lainnya.

I. TATA TERTIB PENGGUNAAN AREA PIC CREATIVE SPACE

  1. Persiapan (loading in) dan clear area (loading out) termasuk dalam durasi waktu sewa yang telah dibooking.
  2. Daya listrik yang disediakan oleh PIC Creative Space adalah 8.000 WATT (FOV) untuk digunakan oleh pihak penyewa dan tidak diperkenankan adanya penambahan daya (genset tidak diizinkan).
  3. Seluruh pihak wajib menjaga kebersihan area PIC Creative Space dan lingkungan Gedung Wisma Staco.
  4. Tidak diperbolehkan membawa, memindahkan, atau mengubah posisi peralatan dan perlengkapan milik PIC Creative Space tanpa izin.
  5. Tidak diperbolehkan :
    1. Merusak, memaku, atau menempelkan sesuatu yang dapat meninggalkan bekas di seluruh area PIC Creative Space maupun Gedung Wisma Staco.
    2. Meninggalkan atau membuang spanduk dan papan bunga di area atau tempat sampah PIC Creative Space maupun Gedung Wisma Staco.
    3. Melakukan aktivitas memasak di seluruh area PIC Creative Space maupun Gedung Wisma Staco.
    4. Menggunakan nama, nomor dan alamat PIC Creative Space untuk kepentingan pribadi (pengiriman paket/makanan) tanpa adanya informasi dan persetujuan dengan pihak PIC Creative Space.
  6. PIC Creative Space tidak menyediakan penitipan barang dalam bentuk apapun, baik sebelum maupun setelah waktu sewa.
  7. Pihak penyewa bersama seluruh vendor atau mitra kerja wajib mematuhi seluruh tata tertib yang berlaku di PIC Creative Space.
Booking Info