BOOK NOW

Hal yang perlu diperhatikan saat memilih Event Venue

Hi Creative friends! 

Merencanakan sebuah event akan membuat kalian dihadapkan dengan berbagai pilihan. Tetapi memilih Event Venue dan lokasi yang tepat akan membawa dampak yang sangat besar dalam keberlangsungan event kalian. Semua hal seperti Tanggal dan waktu event, catering, jumlah peserta, dan bahkan pengalaman peserta event akan sangat dipengaruhi oleh pilihan Event venue kalian

Kapan kita harus mulai mencari Event Venue?

Jawaban dari pertanyaan ini adalah secepat mungkin! Untuk dapat menentukan event venue kalian harus tahu beberapa informasi penting seperti besar kecil nya event, budget, dan kebutuhan ruang. 

Di PIC Creative Space kalian dapat melihat ketersediaan tanggal hingga 6 bulan kedepan, jadi buat kalian yang perlu event venue di Jakarta, kalian bisa cek availability ruangan di booking page>>

Apa yang perlu diperhatikan saat memilih event venue?

  1. Service dan Amenities

Sebelum menentukan pilihan event venue kalian, kalian harus tahu apakah di tempat tersebut disediakan meja, kursi, dan kebutuhan kebutuhan lainnya? Kalian harus menanyakan dengan detail fasilitas fasilitas apa saja yang akan diberikan dan menjadi service dari event venue tersebut, dan memastikan bahwa fasilitasnya Lengkap. Seperti Ruangan The Sanctuary di PIC Creative Space contohnya, ketika menyewa ruangan ini, maka fasilitas seperti sound system, stage lighting dan bahkan drum dan keyboard juga menjadi fasilitas bagi kalian yang menyewa ruangan ini.

Mixer Yamaha QL-5
Fasilitas PIC Creative Space, Mixer, Lighting, Multimedia, dll
  1. Location

Lokasi yang strategis mungkin menjadi salah satu pertimbangan terbesar kalian dalam menentukan event space. Terutama di Jakarta dengan daerah yang sangat luas, memastikan Lokasi yang strategis dan berada di pusat kota adalah satu hal yang sangat penting. Kalian juga harus memastikan bahwa Event Space yang kalian pilih dapat dijangkau dengan mudah oleh transportasi umum seperti Transjakarta, MRT, LRT, maupun KRL. 

Baca Juga : Transportasi umum menuju PIC Creative Space

  1. Kapasitas

Kapasitas Ruangan tentunya menjadi pertimbangan dalam menentukan event space kalian. Apakah Ruangan yang kalian pilih dapat menampung semua peserta event? Apakah ada opsi untuk ruangan overflow ketika kapasitas ruangan sudah terpenuhi? Ini semua berkaitan dengan fleksibilitas dan ketersediaan ruangan Event Space kalian. Oleh karena itu, pikirkan hal ini baik-baik sebelum mengambil keputusan!

  1. WiFi dan Akses Internet

Semenjak pandemi di tahun 2020 kemarin, Banyak muncul istilah-istilah baru dalam event seperti online event, hybrid event, zoom event, dan lainnya. Tidak dapat dipungkiri bahwa WiFi dan Akses Internet menjadi salah satu kebutuhan yang primer bagi event-event yang bersifat online. Dalam Hybrid event terutama, internet menjadi sangat penting karena momen-momen event berlangsung secara live dan tidak dapat diulang kembali. Bukan hanya itu saja, hal ini juga dapat mendukung keseruan dari peserta-peserta yang mau membagikannya di social media tapi tidak memiliki kuota hihihi.

  1. Parkir

Event Venue di Jakarta, dengan tempat parkir yang mudah memiliki nilai plus. Karena peserta event dapat datang dan memarkirkan kendaraannya tanpa perlu berjalan jauh, atau bingung-bingung untuk mencari tempat untuk parkir. 

  1. Layout Ruangan

Saat menentukan ruangan, pastikan kalian melihat dan menggambarkan floor plan dari event yang kalian miliki. Paling tidak kalian harus menandai tempat-tempat penting dimana kalian akan meletakkan sesuatu seperti photo booth, souvenir, outlet, dan lainnya. 

Layout Event Venue Cafe the salt and LIght
Layout Ruangan Cafe The Salt & Light PIC Creative Space

Memastikan alur perjalanan keluar masuk peserta, panggung, dan juga untuk kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan selama event berlangsung. Kalian harus menggambarkan sebuah event floor plan yang sesuai dengan kebutuhan event kalian!

Artikel terkait: Layout Ruangan PIC Creative Space

  1. Ambience dan akustik ruangan

Hal yang terakhir namun tidak kalah pentingnya, adalah memastikan bahwa event venue memiliki ambience dan akustik ruangan yang baik. 

Ambience ruangan yang baik dapat mendukung event kalian secara visual. Kalian bisa menentukan apakah ambience Event space akan dibuat Homey, fun, formal, Gelap, maupun terang. Jika ambience ruangan tidak sesuai dengan tone event kalian, maka kalian harus menambahkan ekstra budget untuk mendekorasi ruangan event tersebut. 

Sementara Akustik ruangan akan mendukung Event kalian dalam bidang audio. Akustik ruangan yang buruk dapat menyebabkan gaung atau gema yang menyebabkan hasil dari keluaran audio menjadi tidak jelas dan malah mengganggu peserta event. Maka dari itu memastikan bahwa akustik ruangan event yang kalian gunakan baik sangat penting untuk dilakukan. 

Jadi itu tadi 7 hal yang harus diperhatikan saat memilih event venue ya. Pastikan jangan salah pilih venue untuk mendukung keberhasilan Event kalian!

Baca juga: Ruangan – Ruangan di PIC Creative Space

Read More Article
© 2026 PIC Creative Space
Account
Account
Cart
Whatsapp
Book Now

Terms and conditions

Read in English

A. JAM OPERASIONAL

  1. Jam Operasional Event
    1. Senin – Minggu : 24 Jam
  2. Jam Operasional Staf
    1. Senin : by appointment
    2. Selasa – Sabtu : 09.00 – 17.00
    3. Minggu : Libur
    4. Tanggal Merah : Libur
    5. Cuti Bersama : Libur

B. TATA CARA PEMESANAN

  1. Pihak penyewa wajib melakukan survey venue sebelum booking ruangan untuk melihat layout ruangan secara langsung. PIC Creative Space tidak bertanggung jawab atas kendala yang timbul jika booking ruangan dilakukan tanpa survey venue terlebih dahulu.
  2. Setelah survey venue dilakukan, pihak penyewa wajib melakukan pengecekan ketersediaan ruangan, tanggal dan jam yang diinginkan. Pengecekan wajib dilakukan secara berkala karena jadwal terbuka untuk umum dan dapat terjadi perubahan jika ada pihak penyewa lainnya yang melakukan booking.
  3. Apabila pihak penyewa telah menyetujui pilihan ruangan, jadwal yang tersedia serta Syarat & Ketentuan yang berlaku di PIC Creative Space, maka pihak penyewa wajib melakukan booking ruangan agar tidak didahului pihak penyewa lainnya.
  4. Pihak penyewa akan menerima invoice sebagai dasar booking. Selama masa berlaku invoice, tanggal yang dipilih akan di-hold khusus untuk kebutuhan event Anda. Proses booking ruangan hanya dapat dilakukan pada jam operasional staf, dan pihak penyewa diharapkan melakukan pembayaran sesuai dengan tenggat waktu yang tertera pada invoice. Apabila pembayaran tidak dilakukan hingga melewati masa berlaku, maka tanggal tersebut akan kembali dibuka untuk umum.
  5. Seluruh pembayaran yang sudah dilakukan tidak dapat DIBATALKAN / DI-RESCHEDULE / DI-REFUND dengan alasan apapun, kecuali jika terjadi keadaan kahar (force majeure).
  6. Setelah pihak penyewa melakukan booking ruangan, staf PIC Creative Space akan menghubungi pihak penyewa untuk menjadwalkan Technical Meeting.

C. AKSES MEMASUKI RUANGAN & OVERTIME RUANGAN

  1. Pihak penyewa dapat memasuki ruangan sesuai dengan waktu sewa yang telah di booking.
    1. Sebagai contoh, jika pihak penyewa melakukan booking ruangan pukul 09.00 – 13.00 WIB, maka pihak penyewa baru bisa memasuki ruangan pukul 09.00 WIB. Kedatangan lebih awal tidak diperkenankan untuk memasuki ruangan sebelum waktu sewa dimulai.
    2. Hal ini juga berlaku bagi vendor atau mitra kerja (seperti tenant booth, catering, dekorasi, photobooth, event organizer, dll). Pihak penyewa diharapkan untuk menginformasikan ketentuan ini kepada seluruh pihak terkait bahwa akses memasuki ruangan tetap sesuai dengan jam yang telah di booking.
    3. Vendor atau mitra kerja yang datang lebih awal tetap harus menunggu hingga waktu sewa dimulai sebelum dapat memasuki ruangan.
  2. Pihak penyewa wajib menyelesaikan acara dan melakukan clear area sebelum jam sewa berakhir. Apabila area belum dikosongkan sesuai waktu sewa, maka biaya overtime akan dikenakan secara langsung. Overtime dihitung per jam, dimulai dari menit pertama setelah waktu sewa berakhir.
    1. Sebagai contoh, untuk pemesanan pukul 15.00–18.00 WIB, acara harus selesai dan area sudah dalam kondisi clear paling lambat pukul 18.00 WIB. Overtime akan dihitung mulai pukul 18.01 WIB.
    2. Overtime akan dihitung dari pukul 18.01 – 19.00 WIB dengan hitungan per jam.
  3. Biaya overtime mengikuti harga normal masing-masing ruangan (promo dan diskon tidak berlaku), dan wajib diselesaikan sebelum pihak penyewa meninggalkan venue.
  4. Overtime tidak dapat dilakukan apabila terdapat event lain atau kegiatan internal setelah waktu sewa berakhir.
  5. Sebagai informasi, PIC Creative Space menyediakan jeda waktu 1 jam antar event atau kegiatan. Jeda tersebut dipergunakan oleh tim PIC Creative Space untuk kebutuhan persiapan atau penyesuaian ruangan dan istirahat jika ada event berikutnya atau meninggalkan PIC Creative Space jika tidak ada event selanjutnya.

D. SURVEY VENUE

  1. Pihak penyewa bersama dengan vendor atau mitra kerja diwajibkan melakukan minimal 1 kali survey venue untuk melihat langsung layout ruangan dan fasilitas yang tersedia. PIC Creative Space tidak bertanggung jawab atas kendala yang timbul apabila booking ruangan dilakukan tanpa survey terlebih dahulu.
  2. Survey venue hanya dapat dilakukan pada jam operasional staf dan wajib melalui janji temu sebelumnya untuk menghindari benturan dengan kegiatan lain.
  3. Durasi survey adalah maksimal 1 jam, termasuk keterlambatan dari pihak penyewa dan vendor atau mitra kerja lainnya untuk tiba di PIC Creative Space.
  4. Survey venue akan menyalakan fasilitas seperti multimedia, lighting dan sound system.
  5. Untuk menjaga kelancaran operasional, PIC Creative Space berhak menyesuaikan atau menolak kunjungan yang belum terjadwal, terutama apabila berbenturan dengan event, survey, atau technical meeting klien lainnya.

E. TECHNICAL MEETING

  1. Pihak penyewa wajib melakukan 1 kali technical meeting bersama staf PIC Creative Space dan seluruh vendor atau mitra kerja yang terlibat, seperti catering, dekorasi, fotografer, videografer, entertainment, manpower, panitia acara, event organizer, dan pihak lainnya yang terlibat.
  2. Technical meeting hanya dapat dilakukan pada jam operasional staf sesuai dengan jadwal yang telah disepakati, guna menghindari benturan dengan kegiatan lainnya.
  3. Technical meeting dapat dilakukan secara ONSITE maupun ONLINE.
  4. Durasi technical meeting adalah 1 jam, termasuk keterlambatan kedatangan (onsite) maupun keterlambatan bergabung (online) dari pihak penyewa dan vendor atau mitra kerja lainnya.
  5. Untuk technical meeting ONSITE, tidak diperkenankan melakukan uji coba atau menyalakan fasilitas seperti multimedia, lighting, dan sound system.
  6. Mohon diperhatikan bahwa technical meeting bukan merupakan sesi rehearsal atau gladi resik, sehingga tidak diperkenankan melakukan persiapan internal, run-through, maupun latihan di luar pembahasan teknis.
  7. Apabila pihak penyewa dan vendor atau mitra kerja tidak melakukan technical meeting, maka seluruh risiko yang timbul menjadi tanggung jawab pihak penyewa.
  8. Hasil kesepakatan dalam technical meeting akan menjadi acuan kerja bagi seluruh pihak, termasuk PIC Creative Space, pihak penyewa, serta vendor atau mitra kerja terkait.
  9. PIC Creative Space tidak bertanggung jawab atas perubahan yang dilakukan di luar kesepakatan technical meeting.

F. PAJAK DAN KUITANSI

  1. PIC Creative Space / PT Pilar Inspirasi Citra merupakan perusahaan NON PKP yang tidak menerbitkan Faktur Pajak (PPN).
  2. Penyerahan atau penerimaan bukti pembayaran pajak diterima atau diberikan oleh PIC Creative Space kepada pihak penyewa paling lambat setiap tanggal 20 di bulan berikutnya setelah pihak penyewa melakukan pembayaran.
  3. PIC Creative Space dapat menerbitkan kuitansi apabila diperlukan oleh pihak penyewa.

G. LARANGAN MEROKOK, SENJATA TAJAM & NARKOTIKA

  1. Tidak diperbolehkan merokok, vaping atau aktivitas sejenisnya di seluruh area PIC Creative Space dan di lingkungan Gedung Wisma Staco.
  2. Tidak diperbolehkan membawa, menggunakan, atau menyimpan senjata tajam di seluruh area PIC Creative Space maupun lingkungan Gedung Wisma Staco.
  3. Tidak diperbolehkan membawa, menggunakan, atau menyimpan narkotika serta zat terlarang lainnya di seluruh area PIC Creative Space maupun lingkungan Gedung Wisma Staco.
  4. Pihak penyewa wajib menginformasikan ketentuan ini kepada seluruh pihak yang terlibat dalam event termasuk; peserta, panitia, tamu, narasumber, event organizer, vendor atau mitra kerja lainnya.
  5. Pelanggaran terhadap larangan merokok atau vaping akan dikenakan denda sebesar akan dikenakan denda sebesar Rp 500.000 per orang. Tanggung jawab sepenuhnya berada pada pihak penyewa. Pihak Gedung Wisma Staco berhak mengambil tindakan sesuai kebijakan yang berlaku.
  6. Apabila ditemukan pelanggaran terkait senjata tajam atau narkotika, PIC Creative Space berhak melakukan penyitaan barang, dan pihak Gedung Wisma Staco berhak mengambil tindakan sesuai kebijakan yang berlaku.
  7. Seluruh denda yang timbul akan ditagihkan melalui invoice dan wajib diselesaikan sebelum pihak penyewa meninggalkan venue.
  8. Sebagai informasi, area merokok telah disediakan di bagian belakang gedung (area selasar). Seluruh pihak diharapkan menggunakan area tersebut. Pihak Gedung Wisma Staco berhak mengambil tindakan apabila terdapat pelanggaran.

H. PEMBATASAN KHUSUS MINUMAN

  1. Minuman yang tidak diperkenankan masuk ke area PIC Creative Space adalah Kopi dan teh dalam bentuk apapun (sachet, botol, cup, boiler), dari brand lain selain KRÝO CAFÉSTORE.
  2. PIC Creative Space berhak untuk menahan atau menyimpan sementara minuman sejenis dari luar, sehubungan dengan adanya KRÝO Cafestore di area PIC Creative Space.
  3. Pihak penyewa wajib menginformasikan ketentuan ini kepada seluruh pihak yang terlibat dalam event seperti; peserta, panitia, tamu, narasumber, event organizer, vendor atau mitra kerja lainnya.

I. TATA TERTIB PENGGUNAAN AREA PIC CREATIVE SPACE

  1. Persiapan (loading in) dan clear area (loading out) termasuk dalam durasi waktu sewa yang telah dibooking.
  2. Daya listrik yang disediakan oleh PIC Creative Space adalah 8.000 WATT (FOV) untuk digunakan oleh pihak penyewa dan tidak diperkenankan adanya penambahan daya (genset tidak diizinkan).
  3. Seluruh pihak wajib menjaga kebersihan area PIC Creative Space dan lingkungan Gedung Wisma Staco.
  4. Tidak diperbolehkan membawa, memindahkan, atau mengubah posisi peralatan dan perlengkapan milik PIC Creative Space tanpa izin.
  5. Tidak diperbolehkan :
    1. Merusak, memaku, atau menempelkan sesuatu yang dapat meninggalkan bekas di seluruh area PIC Creative Space maupun Gedung Wisma Staco.
    2. Meninggalkan atau membuang spanduk dan papan bunga di area atau tempat sampah PIC Creative Space maupun Gedung Wisma Staco.
    3. Melakukan aktivitas memasak di seluruh area PIC Creative Space maupun Gedung Wisma Staco.
    4. Menggunakan nama, nomor dan alamat PIC Creative Space untuk kepentingan pribadi (pengiriman paket/makanan) tanpa adanya informasi dan persetujuan dengan pihak PIC Creative Space.
  6. PIC Creative Space tidak menyediakan penitipan barang dalam bentuk apapun, baik sebelum maupun setelah waktu sewa.
  7. Pihak penyewa bersama seluruh vendor atau mitra kerja wajib mematuhi seluruh tata tertib yang berlaku di PIC Creative Space.
Booking Info