Hello Creative Friends!
Sebagai seorang event planner, Kehadiran hybrid event menjadi sebuah game-changer. Memperkecil jarak antara pengalaman in-person dan Virtual menjadi PR yang menantang bagi semua orang yang akan mengadakan event. Dan dengan semakin berkembangnya tuntutan untuk fleksibilitas, event venue yang dapat memenuhi dua kebutuhan ini tidak terbantahkan.
Apa arti hybrid events?
Hybrid event merupakan Events yang menggabungkan konsep event online dengan event on-site. Penggabungan ini bisa dalam berbagai bentuk misalnya ada konser dengan penonton on-site, dan disiarkan live melalui berbagai platform seperti zoom, youtube, twitch dan platform-platform lainnya, acara offline dengan peserta online, dan lain sebagainya. Pada intinya Hybrid event adalah event yang diselenggarakan secara langsung dengan menggunakan teknologi online untuk mengikutsertakan audiens virtual bagi peserta yang tidak datang secara langsung ke event space.

Apa saja yang perlu diperhatikan saat memilih Event Space?
- Kapasitas teknologi Event Space
Kita tidak hanya menjalankan event di dalam Venue. Oleh karena itu, kemampuan teknologi suatu ruangan sangat menentukan kesuksesan Hybrid event kita. Dua teknologi utama yang berhubungan dengan online event adalah audio dan visual.
Teknologi audio yang terbaik harus disiapkan sehingga peserta yang mengikuti event secara online mendapatkan pengalaman yang sama dengan mereka yang datang ke venue. Beberapa kebutuhan penting seperti Audio mixer yang dapat memberikan output suara yang baik, equipment, speaker ruangan, dan audio interface yang baik akan mendukung kualitas audio dari Hybrid event secara keseluruhan.

Tidak hanya itu, teknologi visual yang baik juga mendukung pengalaman Event online yang baik. Kamera, video mixer, dan tentu saja skill yang baik dari kameramen dan visual director semuanya dapat membawa peserta event online seperti tenggelam di dalam event yang sedang berjalan. Bagi peserta on-site, tentunya lighting, multimedia yang baik yang akan berperan penting dalam mendukung sebuah event secara visual.
Baca juga: Pentingnya lighting pada sebuah event space
- Event Space yang fleksibel
Event space yang fleksibel menjadi sangat penting ketika berbicara tentang event space. Layout dan Bentuk ruangan yang ditawarkan harus dapat mengakomodir Hybrid event dengan baik, karena tidak hanya akan dilihat oleh peserta on-site, Event Space juga akan terekam di dalam frame bagi orang-orang yang mengikuti event secara online. Penataan tempat, panggung, backstage, tempat duduk peserta yang kreatif menjadi tantangan untuk menjadikan event kita kreatif, unik dan menarik. Oleh karena itu dibutuhkan event space yang fleksibel untuk dapat mendukung semua hal tersebut.
- Koneksi Internet yang kuat
Internet menjadi ujung tombak ketika kita menjalankan hybrid event. Jika koneksi internet tidak kuat untuk memenuhi kebutuhan, maka peserta yang mengikuti acara secara online tidak akan mendapatkan pengalaman yang baik. Pastikan kita menggunakan kabel LAN yang terhubung langsung dengan router untuk menghindari gangguan sinyal dari perangkat-perangkat lainnya.
Beberapa platform seperti Youtube juga memberikan rekomendasi bandwidth yang sebaiknya digunakan sesuai kebutuhan streaming.
- Youtube Live merekomendasikan antara 1,500 dan 4000 Kbps untuk video, dan 128 Kbps untuk audio
- Facebook Live merekomendasikan antara 3000 dan 6000 Kbps untuk video, dan maksimal audio bitrate 128 Kbps
- Twitch merekomendasikan 3000 Kbps untuk video, dan audio hingga 160 Kbps.
Tidak hanya kecepatan yang dibutuhkan tetapi juga kestabilan koneksi internet kita. Oleh karena itu memastikan internet event venue kita mencukupi kebutuhan streaming dengan stabil menjadi prioritas utama disaat mengadakan hybrid event.
- Menggugah partisipasi audience
Selain hal-hal diatas, satu tips yang dapat kami berikan untuk hybrid event kalian adalah dengan memikirkan cara untuk menambah partisipasi peserta online maupun on-site. Tidak hanya memberikan kesempatan untuk mereka yang datang di Event Space kita, tetapi juga ada kesempatan yang sama untuk berinteraksi dengan mereka yang mengikuti event secara online. Hal ini dapat dilakukan dengan berbagai cara seperti mengajak peserta online untuk comment, like, subscribe, melemparkan pertanyaan, dan berbagai cara lainnya untuk menarik atensi peserta.
Dengan semakin bertumbuhnya industri event, Menggunakan strategi hybrid events bukan lagi merupakan sebuah trend tetapi bagian dari strategi utama kita. Dan PIC Creative Space merupakan Event Space yang mampu mengakomodasi kedua sisi event ini. Dengan komitmen kami untuk terus berada di ujung perkembangan zaman dan strategi, kami juga mempersiapkan semua hal yang dibutuhkan untuk menciptakan “seamless experience” bagi semua Event maker!
Baca juga: Hal yang perlu diperhatikan dalam memilih Event Venue