BOOK NOW

Rahasia Sukses Mengatur Event di PIC Creative Space

Hi Creative Friends!
Siapa disini yang suka memperhatikan detail? Ketika kamu mengikuti sebuah event, kamu suka memperhatikan keseluruhan mulai dari segi venue hingga konsep acara. Apakah kamu memiliki keinginan menjadi seorang event planner tapi belum tau caranya? PIC Creative Space di Jakarta ingin mengajak creative friends semua untuk belajar bagaimana sih cara menjadi event planner yang sukses?

Event di PIC Creative Space di Jakarta

Pertama-tama, apa sih event planner itu?

Event planner atau perencana acara adalah seseorang atau sekelompok orang yang merencanakan dan mengatur jalannya sebuah event pada venue atau creative space.

Mengapa Creative Space?

Karena kegiatan yang disusun dan dirangkai oleh sebuah event planner terkadang tidak hanya membutuhkan venue yang sesuai, namun juga tempat yang memberikan ruang kreatif bagi komunitas dan orang-orang untuk berkreasi.

Kemudian, langkah apa saja yang perlu diperhatikan agar sebagai event planner, kamu dapat menyelenggarakan event yang sukses? 

Berikut adalah beberapa rahasia sukses mengatur event di Creative Space!

  1. Tentukan visi dan tujuan acara

Dibalik setiap event yang sukses, pasti terdapat visi yang jelas. Sebelum merencanakan event, penting untuk menentukan visi dan tujuan acara. Visi tersebut akan menjadi fondasi yang kuat bagi kesuksesan event kamu. Pemahaman yang kuat mengenai visi dan tujuan acara akan menuntun segala proses perencanaan event.

  1. Kenali Ruang dengan baik

Langkah berikutnya yang perlu diperhatikan event planner adalah mengenali potensi kelebihan, serta keterbatasan dari creative space kamu. Informasi yang perlu diketahui sebelumnya adalah informasi kapasitas ruangan, aturan dalam event venue, seluruh fasilitas yang bisa digunakan, dan apakah harga sewa ruang sesuai dengan budget dan manfaat yang bisa diberikannya. Dengan mengetahui karakteristik venue atau creative space ini, kamu bisa merencanakan acara dengan lebih tepat dan detail.

Baca Juga: Get Creative with Layout at PIC Creative Space

  1. Pemilihan Tema

Tema merupakan salah satu poin penting berikutnya yang perlu diperhatikan event planner. Memilih tema event yang kreatif dan relevan dengan ruangan atau venue dapat memberikan arahan yang baik untuk konsep acara, dekorasi, suasana serta kesuksesan event. Salah satu kelebihan dan keunikan dari PIC Creative Space Jakarta adalah kami dapat menyesuaikan layout dan dekorasi ruangan sesuai dengan konsep tema dan ambience yang ingin didapatkan oleh event planner lho.

  1. Rencanakan dengan detail

Berikutnya, sebagai seorang event planner, kamu perlu merencanakan dengan detail keseluruhan acara, mulai dari susunan acara, estimasi waktu kotor dan bersih, flow kedatangan tamu/peserta/undangan, pengetahuan peserta mengenai akses menuju event venue/creative space, denah tempat duduk, flow pembagian makanan hingga runner event dan PIC dari setiap acara. Hal ini sangat penting untuk menghindari kebingungan selama acara berlangsung. Memperhatikan detail dapat meningkatkan angka kesuksesan event kamu, dan mengurangi risiko yang mungkin akan terjadi.

  1. Promosi Kreatif

Tips terakhir bagi event planner, gunakan strategi pemasaran yang kreatif, matang, dan direncanakan mulai jauh-jauh hari agar event yang telah kamu rencanakan dengan baik diatas mendapatkan atensi yang cukup dari masyarakat. Di zaman sekarang, banyak platform yang bisa kamu gunakan untuk promosi demi kesuksesan event kamu.

Baca Juga: 5 Langkah Efektif untuk Promosi Event

Dengan menerapkan beberapa rahasia dan tips ini, PIC Creative Space Jakarta percaya bahwa event planner sekalian dapat menciptakan event yang sukses dan menginspirasi di venue yang tepat dan terbaik. Selamat merencanakan event kamu! Wujudkan mimpi kamu sekarang di PIC Creative Space, at Wisma Staco GF, Jakarta! BOOK NOW.

Read More Article
© 2025 PIC Creative Space
Account
Account
Cart
Whatsapp
Book Now

Terms and conditions

Read in English

A. JAM OPERASIONAL

    1. Jam operasional staff
      a. Selasa – Sabtu : 09.00 – 18.00 WIB
      b. Minggu – Senin : Libur
      c. Tanggal Merah : Libur
      d. Cuti Bersama : Libur
    2. Jam operasional event
      a. Senin – Minggu : 24 Jam

B. TATA CARA PEMESANAN

  1. Pihak penyewa wajib melakukan survey venue sebelum booking ruangan untuk melihat langsung layout ruangan. PIC Creative Space tidak bertanggung jawab atas segala risiko yang timbul akibat booking tanpa survey terlebih dahulu.
  2. Setelah survey dilakukan, pihak penyewa wajib mengecek ketersediaan ruangan, tanggal, dan jam yang diinginkan melalui https://piccreativespace.id. Pengecekan harus dilakukan secara berkala karena jadwal bersifat terbuka untuk umum dan dapat berubah sewaktu-waktu apabila ada penyewa lain yang melakukan booking.
  3. Jika pihak penyewa telah menyetujui pilihan ruangan, jadwal yang tersedia, serta Syarat & Ketentuan PIC Creative Space, maka pihak penyewa wajib segera melakukan booking ruangan agar tidak didahului pihak penyewa lainnya.
  4. PIC Creative Space tidak menerapkan sistem Down Payment (DP). Proses booking hanya dapat dilakukan melalui website dan harus disertai pembayaran penuh (full payment).
  5. Ruangan dan jadwal yang sudah di booking tidak dapat DIBATALKAN / DI-RESCHEDULE / DI-REFUND dengan alasan apapun, kecuali jika terjadi keadaan kahar (force majeure).
  6. Setelah pihak penyewa melakukan booking ruangan, staff PIC Creative Space akan menghubungi pihak penyewa untuk menjadwalkan Technical Meeting.

C. AKSES MEMASUKI RUANGAN & OVERTIME RUANGAN

  1. Pihak penyewa dapat memasuki ruangan sesuai dengan jam sewa yang telah di booking melalui website. Sebagai contoh:
    • Jika pihak penyewa melakukan booking ruangan pukul 09.00 – 13.00 WIB, maka pihak penyewa baru bisa memasuki ruangan pukul 09.00 WIB.
    • Jika pihak penyewa sudah tiba di PIC Creative Space dari pukul 07.00 WIB namun jam yang telah di booking adalah pukul 09.00 WIB, maka pihak penyewa harus menunggu sampai waktu memasuki ruangan yang telah disewa tiba.
  2. Jika pihak penyewa membawa vendor atau mitra kerja seperti tenant booth, catering, dekorasi, photobooth, event organizer, dll, pihak penyewa wajib memberitahukan bahwa akses memasuki ruangan bagi vendor atau mitra kerja tersebut hanya diperbolehkan sesuai dengan jam sewa yang telah di booking. Sebagai contoh:
    • Jika vendor atau mitra kerja dari pihak penyewa sudah tiba di PIC Creative Space dari pukul 08.00 WIB namun jam yang telah di booking adalah pukul 09.00 WIB, maka vendor atau mitra kerja tersebut masih harus menunggu hingga jam sewa dimulai untuk memasuki ruangan.
  3. Pihak penyewa wajib menyelesaikan acara dan melakukan clear area sebelum jam sewa berakhir. Biaya overtime akan dikenakan secara langsung apabila clear area belum dilakukan sesuai dengan jam sewa yang telah di booking. Sebagai contoh:
    • Jika pihak penyewa melakukan booking ruangan pukul 15.00 – 18.00 WIB, maka event sudah harus selesai sebelum pukul 18.00 WIB dan area sudah harus clear pukul 18.00 WIB.
    • Overtime akan dihitung dari pukul 18.01 WIB dengan perhitungan per jam.
  4. Biaya overtime ruangan mengikuti harga normal dari tiap ruangan (promo dan discount tidak berlaku), dan biaya overtime wajib dibayarkan sebelum pihak penyewa meninggalkan venue. 
  5. Pihak penyewa tidak dapat melakukan overtime apabila terdapat event lain, kegiatan internal lainnya, dsb. di PIC Creative Space setelah jam sewa yang telah di-booking.
  6. Sebagai informasi, PIC Creative Space menyediakan jeda 1 jam antar setiap event atau kegiatan. Jeda ini dipergunakan oleh tim PIC Creative Space untuk penyesuaian ruangan, persiapan dan istirahat untuk event berikutnya atau meninggalkan PIC Creative Space jika tidak ada event selanjutnya.

D. SURVEY VENUE

  1. Pihak penyewa bersama vendor atau mitra kerja wajib melakukan minimal 1 kali survey venue untuk melihat layout ruangan dan fasilitas tiap ruangan secara langsung. PIC Creative Space tidak bertanggung jawab atas hal-hal yang timbul jika booking ruangan dilakukan tanpa survey venue terlebih dahulu.
  2. Survey venue hanya dapat dilakukan pada jam operasional staff dan wajib membuat janji untuk menghindari bentrokan dengan kegiatan lain.
  3. Durasi survey venue adalah 30 menit, termasuk jika terjadi keterlambatan untuk tiba di PIC Creative Space dari pihak penyewa dan vendor atau mitra kerja lainnya.
  4. Survey venue dapat menyalakan alat yaitu multimedia, lighting dan sound system.
  5. PIC Creative Space berhak menolak survey venue jika pihak penyewa tidak membuat janji terlebih dahulu dengan staff PIC Creative Space, terutama jika kedatangan pihak penyewa berbenturan dengan event lain, survey venue dan technical meeting klien lainnya.

E. TECHNICAL MEETING

  1. Pihak penyewa wajib melakukan 1 kali technical meeting bersama staff PIC Creative Space dan seluruh vendor atau mitra kerja yang terlibat, seperti catering, dekorasi, fotografer, videografer, entertainment, manpower, panitia acara, event organizer, dan pihak lainnya.
  2. Technical meeting hanya dapat dilakukan pada jam operasional staff dan wajib membuat janji untuk menghindari bentrokan dengan kegiatan lain.
  3. Technical meeting dapat dilakukan secara ONSITE atau ONLINE, dan pihak penyewa wajib memilih salah satu opsi tersebut.
  4. Durasi technical meeting adalah 1 jam, termasuk jika ada keterlambatan dari pihak penyewa dan vendor atau mitra kerja untuk tiba di PIC Creative Space (jika onsite) atau keterlambatan bergabung melalui zoom (jika online).
  5. Jika technical meeting dilakukan secara ONSITE, maka alat seperti multimedia, lighting dan sound system tidak dapat dinyalakan.
  6. Mohon diperhatikan bahwa technical meeting bukanlah rehearsal atau gladi resik, sehingga tidak diperbolehkan melakukan persiapan internal, run-through dan latihan di luar pembahasan technical meeting.
  7. Jika pihak penyewa dan vendor atau mitra kerja tidak melakukan technical meeting, maka segala risiko menjadi tanggung jawab dari pihak penyewa.
  8. Hasil kesepakatan dalam technical meeting menjadi acuan kerja bersama seluruh pihak, yaitu PIC Creative Space, pihak penyewa, vendor atau mitra kerja lainnya.
  9. PIC Creative Space tidak bertanggung jawab atas perubahan yang dilakukan di luar hasil technical meeting.

F. LOADING IN

  1. Biaya loading in dan jam loading in : 
    • Loading in shift 1 mulai pukul 18.00 – 23.00 WIB (durasi 5 jam), dan dikenakan biaya Rp 1.500.000,- per loading.
    • Loading in shift 2 mulai pukul 23.00 – 04.00 WIB (durasi 5 jam), dan dikenakan biaya Rp 1.500.000,- per loading.
    • Add-ons atau overtime loading in dikenakan biaya Rp 500.000,- per jam.
  2. Loading in shift 1 dan shift 2 akan dihitung setelah event berakhir pada hari loading in tersebut. 
  3. Selama proses loading in berlangsung, tidak diperbolehkan untuk menyalakan AC dan peralatan lainnya seperti; multimedia, lighting dan sound system yang terdapat di PIC Creative Space.
  4. Listrik lampu atau alat penerangan akan menyala sesuai dengan kesepakatan jam loading in.
  5. Jadwal loading in yang sudah di booking untuk melakukan loading in tidak dapat DIBATALKAN / DI-RESCHEDULE / DI-REFUND dengan alasan apapun, kecuali jika terjadi keadaan kahar (force majeure).
  6. Jika invoice loading in sudah dikeluarkan dan dikirimkan ke pihak penyewa, maka sudah tidak dapat DIBATALKAN / DI-RESCHEDULE / DI-REFUND. Mohon untuk memastikan dengan cermat kebutuhan loading in sebelum invoice diterbitkan.

G. PAJAK

  1. PIC Creative Space / PT Pilar Inspirasi Citra merupakan perusahaan NON PKP yang tidak menerbitkan Faktur Pajak (PPN).
  2. ⁠Penyerahan atau penerimaan bukti pembayaran pajak diterima atau diberikan oleh PIC Creative Space kepada pihak penyewa paling lambat setiap tanggal 20 di bulan berikutnya setelah pihak penyewa melakukan pembayaran.

H. DILARANG MEROKOK, MEMBAWA SENJATA TAJAM & NARKOTIKA

  1. Tidak diperbolehkan merokok, vaping atau menggunakan produk sejenis di seluruh area PIC Creative Space dan lingkungan Gedung Wisma Staco.
  2. Tidak diperbolehkan membawa, menggunakan dan menyimpan senjata tajam di seluruh area PIC Creative Space dan lingkungan Gedung Wisma Staco.
  3. Tidak diperbolehkan membawa, menggunakan dan menyimpan narkotika serta zat terlarang lainnya di seluruh area PIC Creative Space dan lingkungan Gedung Wisma Staco.
  4. Pihak penyewa wajib menginformasikan ketentuan “DILARANG MEROKOK, MEMBAWA SENJATA TAJAM & NARKOTIKA” kepada seluruh pihak yang terlibat dalam event seperti; peserta, panitia, tamu, narasumber, event organizer, vendor atau mitra kerja lainnya.
  5. Jika didapati ada individu yang merokok, vaping, atau melakukan aktivitas sejenis di area PIC Creative Space, maka pihak penyewa akan dikenakan denda sebesar Rp 500.000 per orang. Tanggung jawab sepenuhnya berada pada pihak penyewa, bukan individu yang melanggar. Pihak Gedung Wisma Staco berhak mengambil tindakan sesuai kebijakan mereka.
  6. Jika didapati ada individu yang membawa, menggunakan dan menyimpan senjata tajam di area PIC Creative Space, maka PIC Creative Space berhak untuk melakukan penyitaan barang dan pihak Gedung Wisma Staco berhak bertindak sesuai kebijakannya.
  7. Jika didapati ada individu yang membawa, menggunakan dan menyimpan narkotika serta zat terlarang lainnya, maka PIC Creative Space berhak melakukan penyitaan barang, dan pihak Gedung Wisma Staco berhak bertindak sesuai kebijakannya.
  8. PIC Creative Space akan mengeluarkan invoice untuk DENDA dan wajib dibayarkan sebelum pihak penyewa meninggalkan venue.
  9. Gedung Wisma Staco sudah menyiapkan area merokok di bagian belakang gedung (area selasar), sehingga seluruh pihak yang terlibat dalam event wajib merokok di area yang telah disediakan. Gedung Wisma Staco berhak mengambil tindakan sesuai kebijakannya jika didapati ada yang merokok di luar area yang ditentukan.

I. BIAYA KEBERSIHAN, F&B

  1. Jika pihak penyewa memesan F&B (catering, buffet, nasi box, coffee break, snack prasmanan, snack box, dll) dari PIC Creative Space, maka biaya kebersihan tidak akan dikenakan.
  2. Jika pihak penyewa memesan F&B (catering, buffet, nasi box, snack prasmanan, snack box, dll) dari luar, maka akan dikenakan biaya kebersihan sebagai berikut :
    • Membawa catering dan buffet : Rp 500.000,- per ruangan.
    • Membawa nasi box, snack prasmanan dan snack box : Rp 300.000,- per ruangan.
  3. Makanan dan minuman yang dilarang masuk ke area PIC Creative Space : 
    • Kopi dan teh dalam bentuk apapun (sachet, botol, cup, boiler), kecuali dari KRÝO CAFÉSTORE.
    • Croissant dan cookies, kecuali dari KRÝO CAFÉSTORE.
    • Pihak penyewa wajib menginformasikan ketentuan “MAKANAN DAN MINUMAN YANG DILARANG MASUK KE AREA PIC CREATIVE SPACE” ini kepada seluruh pihak yang terlibat dalam event seperti; peserta, panitia, tamu, narasumber, event organizer, vendor atau mitra kerja lainnya.
  4. Tidak dikenakan biaya kebersihan jika F&B tidak dikonsumsi di dalam ruangan. Namun, pihak penyewa wajib menginformasikan kepada seluruh pihak yang terlibat dalam event mengenai ketentuan “DILARANG MAKAN & MINUM DI DALAM RUANGAN, KECUALI FREE FLOW MINERAL WATER & KRÝO CAFÉSTORE” 
  5. Pihak penyewa dan vendor atau mitra kerja lainnya wajib menjaga kebersihan selama berada di seluruh area PIC Creative Space dan lingkungan Gedung Wisma Staco.

J. TATA TERTIB PENGGUNAAN AREA PIC CREATIVE SPACE

  1. Persiapan atau loading in & clear area atau loading out termasuk dalam jam sewa yang sudah di booking melalui website.
  2. Daya listrik yang disediakan oleh PIC Creative Space adalah sebesar 8.000 WATT (FOV) untuk digunakan oleh pihak penyewa tanpa opsi penambahan daya atau penggunaan genset.
  3. Wajib menjaga kebersihan di seluruh area Gedung Wisma Staco.
  4. Dilarang membawa, memindahkan, dan mengubah peralatan dan perlengkapan milik PIC Creative Space.
  5. Dilarang:
    1. Merusak, memaku dan menempelkan sesuatu yang meninggalkan bekas di seluruh area PIC Creative Space dan Gedung Wisma Staco.
    2. Meninggalkan atau membuang spanduk dan papan bunga di tempat sampah PIC Creative Space atau Gedung Wisma Staco.
    3. Memasak di seluruh area PIC Creative Space atau Gedung Wisma Staco.
    4. Menggunakan nama, nomor dan alamat PIC Creative Space untuk kepentingan pribadi (pengiriman paket dan makanan) tanpa adanya informasi dan kesepakatan dengan PIC Creative Space.
  6. PIC Creative Space tidak memperbolehkan pihak penyewa dan vendor atau mitra kerja lainnya melakukan penitipan barang dalam bentuk apapun untuk diletakkan di dalam atau di luar ruangan sebelum atau sesudah jam sewa yang telah di booking melalui website.
  7. Pihak penyewa bersama vendor atau mitra kerja lainnya wajib mematuhi tata tertib dan peraturan yang berlaku di PIC Creative Space.
Agree and Continue