BOOK NOW

Hal yang perlu diperhatikan saat memilih Event Venue

Hi Creative friends! 

Merencanakan sebuah event akan membuat kalian dihadapkan dengan berbagai pilihan. Tetapi memilih Event Venue dan lokasi yang tepat akan membawa dampak yang sangat besar dalam keberlangsungan event kalian. Semua hal seperti Tanggal dan waktu event, catering, jumlah peserta, dan bahkan pengalaman peserta event akan sangat dipengaruhi oleh pilihan Event venue kalian

Kapan kita harus mulai mencari Event Venue?

Jawaban dari pertanyaan ini adalah secepat mungkin! Untuk dapat menentukan event venue kalian harus tahu beberapa informasi penting seperti besar kecil nya event, budget, dan kebutuhan ruang. 

Di PIC Creative Space kalian dapat melihat ketersediaan tanggal hingga 6 bulan kedepan, jadi buat kalian yang perlu event venue di Jakarta, kalian bisa cek availability ruangan di booking page>>

Apa yang perlu diperhatikan saat memilih event venue?

  1. Service dan Amenities

Sebelum menentukan pilihan event venue kalian, kalian harus tahu apakah di tempat tersebut disediakan meja, kursi, dan kebutuhan kebutuhan lainnya? Kalian harus menanyakan dengan detail fasilitas fasilitas apa saja yang akan diberikan dan menjadi service dari event venue tersebut, dan memastikan bahwa fasilitasnya Lengkap. Seperti Ruangan The Sanctuary di PIC Creative Space contohnya, ketika menyewa ruangan ini, maka fasilitas seperti sound system, stage lighting dan bahkan drum dan keyboard juga menjadi fasilitas bagi kalian yang menyewa ruangan ini.

Mixer Yamaha QL-5
Fasilitas PIC Creative Space, Mixer, Lighting, Multimedia, dll
  1. Location

Lokasi yang strategis mungkin menjadi salah satu pertimbangan terbesar kalian dalam menentukan event space. Terutama di Jakarta dengan daerah yang sangat luas, memastikan Lokasi yang strategis dan berada di pusat kota adalah satu hal yang sangat penting. Kalian juga harus memastikan bahwa Event Space yang kalian pilih dapat dijangkau dengan mudah oleh transportasi umum seperti Transjakarta, MRT, LRT, maupun KRL. 

Baca Juga : Transportasi umum menuju PIC Creative Space

  1. Kapasitas

Kapasitas Ruangan tentunya menjadi pertimbangan dalam menentukan event space kalian. Apakah Ruangan yang kalian pilih dapat menampung semua peserta event? Apakah ada opsi untuk ruangan overflow ketika kapasitas ruangan sudah terpenuhi? Ini semua berkaitan dengan fleksibilitas dan ketersediaan ruangan Event Space kalian. Oleh karena itu, pikirkan hal ini baik-baik sebelum mengambil keputusan!

  1. WiFi dan Akses Internet

Semenjak pandemi di tahun 2020 kemarin, Banyak muncul istilah-istilah baru dalam event seperti online event, hybrid event, zoom event, dan lainnya. Tidak dapat dipungkiri bahwa WiFi dan Akses Internet menjadi salah satu kebutuhan yang primer bagi event-event yang bersifat online. Dalam Hybrid event terutama, internet menjadi sangat penting karena momen-momen event berlangsung secara live dan tidak dapat diulang kembali. Bukan hanya itu saja, hal ini juga dapat mendukung keseruan dari peserta-peserta yang mau membagikannya di social media tapi tidak memiliki kuota hihihi.

  1. Parkir

Event Venue di Jakarta, dengan tempat parkir yang mudah memiliki nilai plus. Karena peserta event dapat datang dan memarkirkan kendaraannya tanpa perlu berjalan jauh, atau bingung-bingung untuk mencari tempat untuk parkir. 

  1. Layout Ruangan

Saat menentukan ruangan, pastikan kalian melihat dan menggambarkan floor plan dari event yang kalian miliki. Paling tidak kalian harus menandai tempat-tempat penting dimana kalian akan meletakkan sesuatu seperti photo booth, souvenir, outlet, dan lainnya. 

Layout Event Venue Cafe the salt and LIght
Layout Ruangan Cafe The Salt & Light PIC Creative Space

Memastikan alur perjalanan keluar masuk peserta, panggung, dan juga untuk kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan selama event berlangsung. Kalian harus menggambarkan sebuah event floor plan yang sesuai dengan kebutuhan event kalian!

Artikel terkait: Layout Ruangan PIC Creative Space

  1. Ambience dan akustik ruangan

Hal yang terakhir namun tidak kalah pentingnya, adalah memastikan bahwa event venue memiliki ambience dan akustik ruangan yang baik. 

Ambience ruangan yang baik dapat mendukung event kalian secara visual. Kalian bisa menentukan apakah ambience Event space akan dibuat Homey, fun, formal, Gelap, maupun terang. Jika ambience ruangan tidak sesuai dengan tone event kalian, maka kalian harus menambahkan ekstra budget untuk mendekorasi ruangan event tersebut. 

Sementara Akustik ruangan akan mendukung Event kalian dalam bidang audio. Akustik ruangan yang buruk dapat menyebabkan gaung atau gema yang menyebabkan hasil dari keluaran audio menjadi tidak jelas dan malah mengganggu peserta event. Maka dari itu memastikan bahwa akustik ruangan event yang kalian gunakan baik sangat penting untuk dilakukan. 

Jadi itu tadi 7 hal yang harus diperhatikan saat memilih event venue ya. Pastikan jangan salah pilih venue untuk mendukung keberhasilan Event kalian!

Baca juga: Ruangan – Ruangan di PIC Creative Space

Read More Article
© 2024 PIC Creative Space
Account
Account
Cart
Whatsapp
Book Now

Terms and conditions

Read in English

A. JAM OPERASIONAL

  1. Jam operasional staff
    a. Selasa – Sabtu : 09.00 – 18.00 WIB
    b. Minggu – Senin : Libur
    c. Tanggal Merah : Libur
  2. Jam operasional event
    a. Senin – Minggu : 24 Jam

B. TATA CARA PEMESANAN

  1. Pihak penyewa wajib melakukan survey venue sebelum melakukan pemesanan untuk melihat layout ruangan secara langsung.
  2. Setelah survey venue dilakukan, pihak penyewa wajib melakukan pengecekan status ketersediaan ruangan, tanggal dan jam yang diinginkan secara berkala melalui website http://piccreativespace.id.
    • Survey venue hanya dapat dilakukan di jam operasional staff dan wajib untuk membuat janji agar tidak bentrok dengan kegiatan lainnya.
    • Durasi survey venue max. 1 jam, sudah termasuk keterlambatan dari pihak penyewa untuk tiba di PIC Creative Space.
  3. Apabila pihak penyewa sudah cocok, diharuskan untuk melakukan proses booking melalui website yang disertai dengan pembayaran full payment.
  4. PIC Creative Space tidak memberlakukan sistem down payment (DP).
  5. Jadwal yang sudah di booking melalui website tidak dapat DIBATALKAN / DI-RESCHEDULE / DI-REFUND, kecuali jika terjadi keadaan kahar (force majeure).
  6. Setelah pihak penyewa selesai melakukan proses booking melalui website, staff kami akan menghubungi pihak penyewa untuk melakukan Technical Meeting.
  7. Tambahan lainnya (seperti: manpower untuk lighting, biaya kebersihan, dll) di luar dari penyewaan ruangan akan dibicarakan pada saat Technical Meeting.
  8. Jika ada tambahan lainnya yang harus dibayarkan oleh pihak penyewa (seperti: manpower untuk lighting, biaya kebersihan, dll), maka PIC Creative Space akan mengeluarkan invoice secara terpisah setelah Technical Meeting dan pihak penyewa wajib melunasi pembayaran atas invoice tersebut sebelum event berlangsung.

C. AKSES VENUE & OVERTIME

  1. Pihak penyewa dapat memasuki ruangan sesuai dengan jam sewa yang telah di booking melalui website. Sebagai contoh;
    • Jika pihak penyewa melakukan booking di website pukul 09.00 – 13.00 WIB,  maka pihak penyewa baru bisa memasuki ruangan pukul 09.00 WIB
    • Jika pihak penyewa sudah tiba di PIC Creative Space dari pukul 08.00 WIB namun jam yang telah di booking melalui website adalah pukul 09.00 WIB, maka pihak penyewa masih harus menunggu sampai waktunya tiba untuk memasuki ruangan yang telah di sewa.
  2. Biaya overtime akan dikenakan secara langsung apabila event belum dapat selesai sesuai dengan jam sewa yang telah di booking melalui website. Sebagai contoh;
    • Jika pihak penyewa melakukan booking di website pukul 15.00 – 18.00 WIB, maka event sudah harus selesai dan area sudah harus clear pukul 18.00 WIB.
    • Overtime akan dihitung dari pukul 18.01 – 19.00 WIB dengan hitungan per jam.
  3. Overtime berlaku untuk seluruh item yang telah disewa oleh pihak penyewa kepada PIC Creative Space, seperti; ruangan, manpower, kamera, dll.
  4. Overtime wajib dibayarkan sebelum pihak penyewa meninggalkan venue.
  5. Pihak penyewa tidak dapat melakukan overtime apabila terdapat kegiatan lainnya setelah jam sewa yang telah di booking melalui website.
  6. Biaya overtime ruangan mengikuti harga normal dari tiap ruangan dan biaya overtime manpower dikenakan Rp 100.000,- per manpower per jam.

D. TECHNICAL MEETING

  1. Pihak penyewa wajib melakukan 1 kali technical meeting bersama staff dari PIC Creative Space dan seluruh mitra kerja yang ditunjuk yaitu vendor, catering, photographer, videographer, pemain musik, manpower, panitia acara/event organizer, dan pihak lainnya yang terlibat.
  2. Technical meeting hanya dapat dilakukan di jam operasional staff dan wajib untuk membuat janji agar tidak bentrok dengan kegiatan lainnya.
  3. Technical meeting dapat dilakukan dengan 2 cara; ONSITE & ONLINE, sehingga pihak penyewa perlu memilih satu dari kedua cara tersebut.
  4. Durasi technical meeting max. 2 jam, sudah termasuk keterlambatan dari pihak penyewa untuk tiba di PIC Creative Space (jika onsite) atau join melalui zoom meeting (jika online).
  5. Technical meeting bukanlah rehearsal, sehingga tidak diperbolehkan menyalakan AC dan alat lainnya seperti multimedia, lighting, sound system, TV, dll.
  6. Technical meeting bukanlah gladi resik atau gladi bersih, sehingga tidak diperbolehkan melakukan persiapan atau latihan tertentu selain dari technical meeting dengan PIC Creative Space.
  7. Apabila pihak penyewa tidak melakukan technical meeting maka segala resiko menjadi tanggung jawab dari pihak penyewa.
  8. Hasil kesepakatan saat technical meeting menjadi acuan kerja bersama seluruh pihak.
  9. PIC Creative Space tidak bertanggung jawab atas perubahan yang dilakukan oleh pihak penyewa atau seluruh mitra kerja di luar dari hasil technical meeting.

E. LOADING IN & LOADING OUT

  1. Jam loading
    • Loading normal dari pukul 18.00 – 22.00 WIB, dan dikenakan biaya Rp 1.000.000,- per loading.
    • Loading overtime dari pukul 22.00 – 05.00 WIB, dan dikenakan biaya Rp 500.000,- per jam.
  2. Loading normal dan loading overtime akan dihitung setelah event terakhir pada hari loading tersebut selesai, dan jika tidak ada event terakhir maka akan dihitung setelah jam operasional staff selesai, yaitu pukul 18.00 WIB.
  3. Selama proses loading berlangsung, tidak diperbolehkan untuk menyalakan AC dan lain-lainnya seperti; tv, kamera, multimedia, lighting, dan sound system.
  4. Listrik lampu atau alat penerangan akan menyala sesuai dengan kesepakatan jam loading.
  5. Jadwal yang sudah di booking untuk melakukan loading tidak dapat DIBATALKAN / DI-RESCHEDULE / DI-REFUND, kecuali jika terjadi keadaan kahar (force majeure).

F. PAJAK

  1. PIC Creative Space / PT Pilar Inspirasi Citra merupakan perusahaan NON PKP yang tidak menerbitkan Faktur Pajak (PPN).
  2. Pajak yang dikenakan adalah Pajak PPH Final Pasal 4 Ayat 2 atas sewa tempat dan bangunan (Withholding Tax).
  3. Bukti pembayaran pajak akan diberikan oleh PIC Creative Space kepada pihak penyewa setiap sebelum tanggal 15 di bulan berikutnya setelah pihak penyewa melakukan pembayaran.

G. TATA TERTIB PENGGUNAAN PIC CREATIVE SPACE

  1. Biaya kebersihan sebesar Rp 300.000,- per ruangan akan dikenakan secara langsung kepada pihak penyewa jika membawa makanan dan minuman dari luar dan dinikmati di dalam ruangan (diluar dari free flow mineral water yang disediakan oleh PIC Creative Space sebagai fasilitas).
  2. Listrik yang disediakan oleh PIC Creative Space adalah sebesar 8.000 WATT (FOV) untuk digunakan oleh pihak penyewa tanpa adanya penambahan.
  3. Wajib menjaga kebersihan selama berada di PIC Creative Space.
  4. Wajib menjaga kebersihan toilet, mushola, area lobby, area merokok dan area parkir selama berada di Gedung Wisma Staco.
  5. Tidak diperbolehkan membawa, memindahkan dan merubah peralatan milik PIC Creative Space.
  6. Tidak diperbolehkan merusak, memaku dan menempelkan sesuatu yang meninggalkan bekas di seluruh area PIC Creative Space dan di lingkungan Gedung Wisma Staco.
  7. Tidak diperbolehkan meninggalkan atau membuang spanduk dan papan bunga di tempat sampah PIC Creative Space atau Gedung Wisma Staco.
  8. Tidak diperbolehkan merokok dan vaping di seluruh area PIC Creative Space dan di lingkungan Gedung Wisma Staco.
  9. Tidak diperbolehkan memasak di seluruh area PIC Creative Space dan di lingkungan Gedung Wisma Staco.
  10. Tidak diperbolehkan membawa senjata api atau senjata tajam, minuman beralkohol, obat-obatan terlarang di seluruh area PIC Creative Space dan di lingkungan Gedung Wisma Staco.
  11. Tidak diperbolehkan menggunakan nama, nomor dan alamat PIC Creative Space untuk kepentingan pribadi tanpa adanya informasi dan kesepakatan dengan PIC Creative Space.
  12. Tidak diperbolehkan menggunakan saluran atau stop kontak listrik diluar dari yang telah ditentukan tanpa seizin PIC Creative Space.
  13. Area parkir motor, mobil dan sepeda dari PIC Creative Space terdapat di dalam area gedung Wisma Staco, sehingga pihak penyewa harus mengikuti seluruh peraturan yang ditetapkan oleh pihak Gedung Wisma Staco.
  14. PIC Creative Space tidak memiliki toilet dan mushola, sehingga pihak penyewa bisa menggunakan toilet dan mushola yang disediakan oleh pihak Gedung Wisma Staco dan mengikuti seluruh peraturan yang ditetapkan oleh pihak Gedung Wisma Staco.
  15. Kegiatan Berlangsung Sesuai Pemesanan
    • Akses pihak penyewa untuk memasuki ruangan akan dibuka sesuai dengan jam sewa yang telah di booking melalui website.
    • PIC Creative Space tidak memberikan waktu lebih di awal dan di akhir untuk pihak penyewa melakukan loading in/out atau persiapan lainnya.
    • Persiapan dari pihak penyewa termasuk dalam jam sewa, sehingga pihak penyewa wajib menambah jam sewa yang di booking melalui website jika membutuhkan waktu lebih untuk loading in/out atau persiapan lainnya.
    • PIC Creative Space tidak menerima titipan barang dalam bentuk apapun untuk diletakkan di dalam atau di luar ruangan sebelum atau sesudah jam sewa yang telah di booking melalui website.
  16. Pihak Penyewa Membawa Vendor Pribadi atau Mitra Kerja Lainnya
    • Pihak penyewa bertanggungjawab atas kecelakaan maupun kelalaian dari vendor atau mitra kerja lainnya, dan PIC Creative Space akan meminta ganti rugi kepada pihak penyewa atas kerugian yang diakibatkan oleh vendor vendor atau mitra kerja lainnya.
    • Pihak penyewa bersama vendor atau mitra kerja lainnya wajib membersihkan semua sampah yang ditimbulkan (termasuk spanduk atau papan bunga) dan membuangnya ke tempat sampah utama di lingkungan Gedung Wisma Staco.
    • Pihak penyewa bersama vendor atau mitra kerja lainnya tidak diperbolehkan melakukan dekorasi di luar dari pembahasan yang sudah disepakati saat technical meeting.
    • Pihak penyewa bersama vendor atau mitra kerja lainnya tidak diperkenankan merusak, memaku, menempelkan sesuatu yang meninggalkan bekas di karpet, lantai, tembok, peredam suara, gordyn, kaca, pintu, interior dan peralatan atau perlengkapan lainnya yang terdapat di venue. Kelalaian yang mengakibatkan kerusakan akan dikenakan ganti rugi sebesar biaya perbaikan.
    • Pihak penyewa bersama vendor atau mitra kerja lainnya hanya bisa menggunakan ruangan sesuai dengan jam sewa yang telah di booking melalui website dan tidak diperbolehkan menggunakan area lain di PIC Creative Space dan di lingkungan Gedung Wisma Staco.
    • Pihak penyewa bersama vendor atau mitra kerja lainnya dilarang membawa, memindahkan dan merubah peralatan milik PIC Creative Space.
    • PIC Creative Space tidak menerima titipan barang dari vendor atau mitra kerja lainnya dalam bentuk apapun untuk diletakkan di dalam atau di luar ruangan sebelum atau sesudah jam sewa yang telah di booking melalui website.
    • Pihak penyewa bersama vendor atau mitra kerja lainnya wajib mematuhi tata tertib dan peraturan yang berlaku di PIC Creative Space.
Agree and Continue